La facturation électronique, désormais incontournable pour les entreprises françaises, est devenue une obligation légale avec la loi de finances pour 2020. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les enjeux et les modalités de cette réforme qui s’impose progressivement à toutes les entreprises du territoire, quel que soit leur taille et leur secteur d’activité.
Le calendrier de l’obligation de la facturation électronique
En France, l’obligation de la facturation électronique a été introduite par la loi de finances pour 2020, avec une mise en œuvre progressive prévue entre 2024 et 2026. Voici le calendrier détaillé :
- Au départ initialement prévu le 1er juillet 2024 (mais reporté à une date ultérieure fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024), les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions avec les autres entreprises (B2B).
- Au 1er janvier 2025, ce sera au tour des moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) d’être soumises à cette obligation.
- Enfin, au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également adopter la facturation électronique.
Les avantages de la facturation électronique
Le passage à la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment :
- Une réduction des coûts : l’émission, l’envoi et le traitement des factures électroniques sont en général moins coûteux que leurs équivalents papier.
- Un gain de temps : la transmission des factures électroniques est quasi instantanée, ce qui permet d’accélérer les processus internes et d’améliorer la trésorerie.
- Une meilleure traçabilité et sécurité : les factures électroniques sont horodatées et signées numériquement, garantissant ainsi leur authenticité et leur intégrité.
- Un impact environnemental réduit : l’utilisation de ressources matérielles est limitée, contribuant à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises.
Les obligations légales liées à la facturation électronique
Pour être conforme aux exigences légales, les entreprises doivent respecter certaines conditions lorsqu’elles mettent en place la facturation électronique :
- L’authenticité de l’origine : il s’agit de garantir que la facture provient bien du fournisseur indiqué. Pour cela, une signature électronique qualifiée peut être utilisée.
- L’intégrité du contenu : il faut s’assurer que les informations contenues dans la facture n’ont pas été modifiées, volontairement ou involontairement. Là encore, la signature électronique qualifiée joue un rôle clé.
- La lisibilité de la facture : la facture doit être lisible par l’ensemble des parties concernées (fournisseur, client, administration fiscale), et ce, jusqu’à la fin de sa période de conservation légale.
- La conservation des factures : les entreprises sont tenues de conserver les factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans à compter de leur émission.
Les solutions pour se conformer à l’obligation de la facturation électronique
Pour mettre en place la facturation électronique au sein de leur organisation, les entreprises peuvent opter pour différentes solutions :
- Le recours à un prestataire externe spécialisé : plusieurs acteurs proposent des services clés en main permettant d’émettre, d’envoyer et de conserver les factures électroniques conformément aux obligations légales.
- L’utilisation d’un logiciel interne dédié : certaines entreprises peuvent choisir d’investir dans un logiciel spécifique pour gérer elles-mêmes l’intégralité du processus.
- La combinaison des deux approches précédentes : il est également possible d’allier l’utilisation d’un logiciel interne et le recours à un prestataire externe pour certaines étapes spécifiques (signature électronique, archivage légal, etc.).
Dans tous les cas, il est recommandé de se faire accompagner par un expert juridique afin de s’assurer de la conformité du dispositif mis en place avec les obligations légales en vigueur.
Les conséquences du non-respect de l’obligation de la facturation électronique
Le non-respect des obligations liées à la facturation électronique peut entraîner des sanctions pour les entreprises. En effet, l’administration fiscale peut prononcer des amendes allant jusqu’à 50 % du montant des factures concernées en cas de manquement avéré. De plus, les entreprises risquent également une dégradation de leur image auprès de leurs partenaires et clients, ainsi que d’éventuelles difficultés lors d’un contrôle fiscal.
Ainsi, il est essentiel pour les entreprises françaises de prendre dès maintenant les mesures nécessaires pour se préparer à cette obligation majeure qui s’impose à elles progressivement. En anticipant et en choisissant les solutions adaptées à leurs besoins spécifiques, elles pourront tirer tous les avantages de la facturation électronique tout en respectant scrupuleusement le cadre légal.